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Les rencontres rythmées, la réussite par la rigueur

15 janvier 2018

Tous les jours sans exception, John D. Rockefeller déjeunait et s’entretenait avec les personnes clés de son entreprise, la Standard Oil (devenue Esso puis ExxonMobil). Steve Jobs a imposé le même rituel au vice-président senior d’Apple Jonathan Ive, déjeunant presque quotidiennement avec lui.

Quel est le lien entre cette pratique et l’hypercroissance de ces entreprises? Les rencontres rythmées, à intervalles réguliers, favorisent la communication, alignent les troupes, accélèrent le rythme de travail et renforcent les relations.

Les entreprises évoluant à la vitesse de l’éclair, les équipes de direction sont trop souvent dans l’urgence et les opérations. Les rencontres rythmées, jumelées à des priorités et des indicateurs de rendement clés bien définis, permettent une planification réaliste à court, moyen et long terme.

Réparties tout au long de l’année, ces rencontres ont leurs particularités et leurs objectifs distincts :

  • Retraite annuelle – Stratégie et plan: une retraite de deux jours, idéalement à l’extérieur du lieu de travail, pour évaluer la performance du Plan stratégique en une page, faire le point avec l’équipe et planifier la prochaine année.
  • Réunions trimestrielles – Priorités: d’une durée d’une journée ou moins, la trimestrielle sert à réviser et redéfinir les priorités et les roches de l’entreprise pour les 13 prochaines semaines en plus d’aligner l’équipe et la revigorer.
  • Réunions mensuelles – Révision et apprentissage : la mensuelle d’une demi-journée permet de réviser la progression des priorités trimestrielles, de discuter des chiffres critiques du tableau de bord, de procéder aux mises au point du trimestre et de collaborer à une opportunité stratégique.
  • Réunions hebdomadaires – Position et réorientation : d’une durée de 60 à 90 minutes, cette rencontre hebdomadaire positionne l’équipe à propos des résultats et des obstacles de la semaine précédente puis adresse la responsabilité individuelle de chaque membre de l’équipe par rapport aux priorités et aux chiffres critiques.
  • Réunions quotidiennes – Synchronisation : la quotidienne d’environ 10 minutes a lieu debout, en cercle, afin de permettre à chaque membre de prendre la parole à tour de rôle à propos de trois sujets fixes : la bonne nouvelle, la top priorité pour les 24 prochaines heures et ce qui empêche la personne d’avancer.

L’improvisation et le jazz

Une entreprise peut aisément être comparée à un groupe de jazz : différentes personnes se réunissent pour une séance improvisée afin d’arriver à un tout qui se tient. Pourtant, pour arriver à un produit final agréable, les groupes de jazz exigent un esprit d’initiative semblable à celui d’un entrepreneur en plus d’une discipline rigoureuse afin de permettre aux musiciens qui ne se côtoient pas nécessairement de se réunir et de travailler ensemble. Voilà ce que les entreprises font quotidiennement!

Pour pouvoir jouer avec assurance et indépendance tout en restant connectés à la culture et aux objectifs de l’entreprise, les membres de l’équipe doivent suivre le tempo, qui se traduit ici par un rythme de communication constant. D’où l’importance des rencontres rythmées, planifiées à l’avance dans l’agenda de tous.

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