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Implanter les rencontres rythmées, un gage de succès

06 juillet 2015

La réussite du volet exécution des 4 Décisions Gazelles passe par l’intégration des rencontres rythmées dans la routine de l’entreprise. Comment les implanter?

Le terme « rencontres rythmées » provient de la régularité de ses dernières, qui font penser au rythme d’un tambour par leur constance et leur répétition. Elles s’échelonnent sur toute l’année ayant chacune leurs particularités et leurs objectifs. Elles accélèrent le rythme de travail de l’entreprise, favorisent le travail d’équipe et renforcent les relations.

Retraite annuelle – Stratégie et plan
D’une durée d’environ deux jours annuellement, cette retraite (idéalement à l’extérieur du lieu de travail) est nécessaire pour évaluer la performance du plan stratégique de l’année qui vient de se terminer, faire le point avec l’équipe et planifier la stratégie pour l’année à venir.

Réunions trimestrielles – Priorités
D’une durée d’une journée ou moins, cette rencontre est nécessaire pour réviser et redéfinir les priorités et les roches de l’entreprise pour les treize prochaines semaines, afin d’aligner l’équipe et la revigorer.

Réunions mensuelles – Révision et apprentissage

D’une durée d’une demi-journée, cette rencontre se veut un moment pour réviser la progression selon les priorités trimestrielles, discuter des chiffres critiques du tableau de bord, de procéder aux mises au point du trimestre en plus de collaborer à une opportunité stratégique.

Réunions hebdomadaires – Position et réorientation
D’une durée de 60 à 90 minutes, la rencontre hebdomadaire est un incontournable pour positionner l’équipe par rapport aux résultats et obstacles de la semaine précédente ainsi qu’adresser la responsabilité individuelle de chaque membre de l’équipe par rapport aux priorités et aux chiffres critiques. Ce temps d’arrêt hebdomadaire favorise la collaboration entre les membres de l’équipe de direction afin de mettre à contribution leur intelligence collective.

Réunions quotidiennes – Synchronisation
D’une durée de 7 à 12 minutes tout au plus, cette brève rencontre quotidienne a lieu debout, en cercle afin de permettre à chaque membre de l’équipe de prendre la parole à tour de rôle à propos de ces trois éléments clés : bonne nouvelle, la top priorité pour les prochaines 24 heures et ce qui m’empêche d’avancer. L’objectif n’est pas de résoudre immédiatement les problèmes, mais plutôt de créer une dynamique d’équipe et de favoriser l’entraide. Ce sont les réunions quotidiennes qui ont le plus de valeur pour améliorer la productivité de l’équipe.

En lien avec la deuxième habitude Rockefeller, ces rencontres représentent un atout majeur pour communiquer l’information efficacement et rendre imputable les membres de l’équipe.

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