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10 novembre 2014

Pas d’excuse ! D’une durée de 15 minutes maximum, à la même heure et au même endroit tous les jours, les rencontres quotidiennes sont essentielles pour synchroniser les priorités de chaque membre de l’équipe de direction et permettre un alignement clair. Oui, vous avez le temps. Non, ce n’est pas parce que vous allez vous voir à un autre moment dans la journée que l’information sera transmise adéquatement et aussi rapidement !

Les entreprises œuvrant dans le développement de produits utilisent habituellement la méthode Agile et les scrums pour augmenter la productivité de leur équipe. L’implantation des rencontres quotidiennes (daily huddles) inspirées du Toyota Production System (TPS) servent aussi à améliorer l’efficacité opérationnelle.

De grandes organisations telles que Bombardier débutent leur journée avec des rencontres de gestion. La priorité sera transmise en cascade à travers les différentes équipes jusqu’aux employés sur le terrain. Une rétroaction rapide est ainsi possible.

Qu’en est-il des PME et de leur équipe de gestion? Malgré l’avancement des technologies, les courriels et messages textes de ce monde ne permettent pas une rétroaction et un alignement clairs, d’où l’importance de se parler !

L’approche Gazelles préconise les rencontres rythmées dans le processus d’exécution. Ces rencontres permettent d’accélérer le rythme d’exécution et de créer une dynamique solide au sein de l’équipe de direction, en plus de réduire le nombre de courriels ou d’appels demandant où l’équipe est rendue à propos de tel projet.

3 éléments clés à discuter lors de ces rencontres (à tour de rôle) :

  1. Quelle est votre bonne nouvelle des dernières 24h?
  2. Quelle est votre TOP priorité pour les prochaines 24h?
  3. Qu’est-ce qui vous empêche d’avancer (« Road Block »)?

Quelques règles de base d’une rencontre quotidienne efficace :

  • Elle est d’une durée de 5 à 15 minutes.
  • Le rôle de facilitateur doit s’effectuer par rotation entre les membres de l’équipe.
  • Les membres sont debout et se placent en cercle.
  • La réunion a lieu à la même heure et au même endroit.
  • Les priorités de chacun sont synchronisées, sans discuter des solutions.
  • Les interventions sont courtes et précises.

Allez-y ! Débutez dès demain vos QUOTIDIENNES !

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